- どうせする会議なら有意義な会議にしたい。。。
- 結局、なんの会議だったんだろう。。
- この後どうすればいいんだっけ。。。
なんらかの打ち合わせや会議が終わった時にこんなことを考えませんか？
残念ながら、有意義な打ち合わせ・会議よりも無駄だったと思われるような会議の方が圧倒的に多いのが現状です。。。
無駄な打ち合わせ・会議が続くのは、やり方を知らない、もしくは知ろうとしないからです。
有意義な会議にしたい！
会議の時間を短くしたい！
そんな方に向けて、会議の生産性を上げる4つのポイントについて記載します！
全部じゃなくても少しだけでも実践すれば少しづつ好転していくはずです。
少しでも無駄な打ち合わせや会議を減らしましょう！
（１）情報を事前に共有する
対象：打ち合わせ・会議の主催者
事前に打ち合わせ・会議の議題についてメンバーに共有する
なんのために打ち合わせ・会議をするのか？はっきりとメンバーに共有しましょう。
なるべく抽象的な議題は避け、明確に答えが出しやすい議題にできるとなお良いです。
ここが一番大事な肝なのですが、、議題以外の話については話さないようにしましょう。
もし必要があるのであれば、別途打ち合わせの場を設けるか、今回の打ち合わせ・会議の議題について話し合いが完了した後に仕切り直しましょう。
今回は、〇〇システムの運用フローの見直しをすることになりました。現在このシステムを使用されている〇〇さんにご意見を頂きたいです。
事前に打ち合わせ・会議で使う資料をメンバーに共有する
事前に資料の共有は必ずしましょう。
打ち合わせの場で、資料を１から読み合わせるのは時間の無駄です！
また、資料をみることで相手もある程度の質問内容を予測できるので会議もスムーズに進みます。
こちらで○○システムの現在の運用フローと、問題点を洗い出しました。次の打ち合わせまでに一読頂きたいです。認識齟齬などありましたら、打ち合わせの時にご指摘いただけると助かります。
（２）限定する
対象：打ち合わせ・会議の主催者
打ち合わせ・会議に参加するメンバーを限定する
参加するメンバーが多ければ良いというものではありません。
逆にマイナス面の方が目立つので、極力キーパーソンとなる方以外は打ち合わせ・会議の参加はご遠慮願いましょう。
- 議題が脱線する可能性が高くなる
- メンバー内での共通認識を合わせるのが大変
- 喋りづらい（誰か喋るだろう、間違ってたらどうしようetc）
などのマイナス面が考えられます。
現実、うちの会社で10人以上で会議をすることが多くありますが、正直話をするのは4人程度。
他の人は、ほぼダンマリ状態です。
他の人の時間も無駄ですので、本当にキーパーソンとなる人だけで会議をするよう心がけましょう。
キーパーソンとなる人
- 決定権を持っている人
- 議題についての中心となる人
- 司会進行が上手い人
- 議事録係
会議の時間を限定する
会議の時間は限定しましょう。
会議の中で複数の議題があるのであれば、議題ごとに時間も決めた方がいいです。
1つの議題についての目安は15~45分程度。
人の集中力は大体それくらいで切れます。
議題の時間についてもメンバー間で共有することをオススメします。
議題の脱線を防げます。
（３）脱線を防ぐ
対象：参加メンバー全員
脱線を防ぐための4つのチェックポイントについて記載します。
メンバー内の前提知識は揃っている？
たとえば用語。
このタスクはオンスケですか？
問題ありそうであればリスケしますけど。
・・・は？
他のメンバー
タスクは、仕事や作業のこと。
オンスケは、スケジュール通り進んでいるということ。
リスケは、リスケジュールの略でスケジュールを組み直すこと。
用語を説明されると意味が分かりますが、分からない人からすれば？？？？ですよね。
自分の周りでは当たり前のように使っている用語でも外部の人からすれば意味不明です。
専門用語などはなるべく避けるか、打ち合わせメンバー間では必ず認識が合うよう事前に調整はしましょう。
もちろん、用語だけではなく議題についての問題点や前提知識なども調整しましょう！
（議題についての問題点や前提知識が揃ってないのであれば、議題に入る前に軽く説明するなど）
論点がズレてない？
論点：議題の中心となる問題点
議題の中心となる問題は何か？
それを解決するにはどうすればいいのか？
ここからズレないよう細心の注意を払って議題を進めましょう！
（４）次の行動に繋げる
対象：メンバー全員
答えが出ないことについては仮説で動く
答えが出ない議題というもの存在します。
これについては話し合いが長引くだけなので、仮説を立ててそこに対しアプローチを取るようにしましょう。
成功するか失敗するかは仮説なので分かりません。
しかし、成功するにせよ、失敗するにせよ次のアクションへの材料にはなります！
無駄に会議を長引かせるよに全然マシです！
議事録は必須！議事録担当がいないなら率先して自分で書け！
議事録を取っておくのをオススメします。
会議した人に共有する、しないは自由です。自分のための議事録でもいいので必ず取りましょう！
（もちろん共有した方が喜ばれますし、あなたの評価は上がりますw）
議事録の取り方ですが、最低3つは抑えておくと良いです
- 次の行動
- 役割分担
- 期限
もう少し詳細に書くと
- 打ち合わせで何が決まったのか？
- 決まった事に対して次に何をすればいいのか？誰がするのか？
- いつまでに行動すればいいのか？
- 決まらなかったことは何か？なぜ決まらなかったのか？
- 次の打ち合わせはいつか？
議事録を書くのに慣れてくると、打ち合わせ・会議も要点が掴めてきます！
新入社員の方はもちろん、べテンランの方でも会議が苦手と感じる方は是非、議事録を取ってみてください！
まとめ
- 議題の事前共有は必須
- 打ち合わせや会議の人数、時間は制限して密度の濃い会議にしよう
- 議題の中心からズレないよう心がけよう！
- 議事録は率先して取るようにしよう！
以上です！
